Ілюстративне фото УНІАН
Оцифровано до 60% трудових книжок
Оцифрування трудових книжок необхідно зробити до червня.
У цьому питанні ми керуємося законом України №1217, який вступив у дію 10 червня 2021 року. Ним передбачено період 5 років на оцифрування трудових книжок, а також інших документів щодо стажу. І війна, і ковід внесли свої корективи. Тому на розгляді у Верховній Раді є законопроєкт, який передбачає відтермінування, продовження періоду оцифрування. Адже наразі Пенсійний Фонд звітує про те, що в різних регіонах оцифровано від 50 до 60% трудових книжок. Це насправді дуже мало за п'ять років, тому пропонується продовжити цей період. Наразі чинне законодавство нам говорить тільки строки до 10 червня 2026 року. Я рекомендую, якщо у вас наявні документи на руках, зробити це впродовж встановленого періоду. У разі, коли буде термін продовжено – чудово, це дуже добре. Якщо не буде продовжено – будемо вирішувати питання по мірі їх надходження. Але я все-таки вважаю, що цей термін буде продовжено.
Наразі процедура оцифрування займає в Пенсійному фонді понад три місяці. Якщо ще на початку 2025 року ми подавали документи на оцифрування і розгляд їх тривав 10-14 днів, то впродовж всього 2025 року термін розгляду звернень цих, тобто сканованих копій наших документів збільшувався постійно. І наразі такі строки. І ті люди, які до нас саме звертаються за допомогою в оцифруванні, нарікають на те, чому так довго розглядає Пенсійний фонд ці документи. Тому що технічно, якщо завантажено одні документи, то поки не буде проведено їх розгляд, не буде винесено по них рішення, інше таке звернення ми подати не можемо. Тому люди хвилюються, чи буде все вірно оцифровано у встановлені строки. Але вплинути на цей процес ми ніяк не можемо, тому що немає такого нормативного документу, який би регулював термін розгляду Пенсійним фондом таких звернень. Після опрацювання попереднього звернення ми можемо подати нове. Так роблять люди, які отримали зауваження щодо неякісних копій документів або неправильного оформлення документів. Тоді Пенсійний фонд на те звернення надає рекомендації, які людина може виконати і подати нове звернення на оцифрування стажу.
Сервіс-онлайн оцифрування трудових книжок "нормально працює". Також можна звернутися до сервісного центру"
Багато роботодавців оцифрували трудові книжки своїм працівникам. Але інші документи не оцифровували. Чи означає це, що людині треба взяти ці документи і самому це зробити?
Обов'язку такого немає. Але якщо людина хоче, щоб їй ці періоди навчання, військової служби в армії були зараховані до загального страхового стажу при нарахуванні пенсії, то вона має право зробити це. Це право людини, але не її обов'язок. І правом цим вона може скористатися, подавши відповідні звернення через веб-портал Пенсійного фонду. Також можна звернутися до сервісного центру. Наразі в сервісних центрах Пенсійного фонду можуть бути великі черги, тому що Пенсійний фонд наділено новими повноваженнями. Тому можуть бути черги, люди не хочуть чекати. А сервіс-онлайн, який дозволяє це зробити, нормально працює. Так, іноді бувають збої, але за п'ять років це можна зробити. І навіть зараз ми можемо зайти на веб-портал, якщо він вдень не працює, то він може ввечері працювати. І подати документи належним чином відскановані або пофотографовані і долучити наші документи, щоб вони були зараховані при визначенні загального страхового стажу для призначення пенсії.
Оцифрування означає, що ці документи вже будуть використані при реалізації права на пенсійне забезпечення. Сьогодні навіть неоцифровані документи ми подаємо на призначення пенсії. Технічно це відбувається так: коли людина реалізовує своє право на пенсію, подає заяву із відповідними документами через веб-портал Пенсійного фонду, то та частина документів, яка відповідає за стаж, яка підтверджує стаж, йде на оцифрування трудової книжки. І у розділі "Мої звернення" ми можемо бачити, що звернення на призначення пенсії ділиться на три підпункти: саме призначення пенсії, оцифрування трудової книжки, а також формування довідки ОК-5, необхідна для підтвердження нашого стажу після 2000 року. Коли проводиться процедура оцифрування, якщо звернення на сканкопію трудової книжки потрапляє саме із джерела призначення пенсії, то таке оцифрування відбувається дуже швидко, тому що пенсія по закону має бути призначена протягом 10 календарних днів з дати подання документів, не робочих. І коли вже ця процедура оцифрування проведена, може бути так, що людині відмовлено в призначенні пенсії, рекомендовано надати певні документи. Вона повторно звертається. То до такого звернення долучає тільки паспорт, код, документи, яких бракувало. І може скористатися своїм правом на пенсійне забезпечення. Двічі або тричі оцифровувати одні і ті ж самі документи не потрібно. Якщо реєстр наповнено, то він наповнений для реалізації права на пенсійне забезпечення. Закон №1217. У доповідній записці до нього при розгляді цього законопроєкту було пояснено, що це робиться для того, щоб у Пенсійному фонді в індивідуальній картці застрахованої особи реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування були відомості про стаж людини не тільки ті, що є із 1998-2000, коли почався персоніфікований облік. А і за періоди, коли людина працювала до того і облік тоді трудової діяльності вівся згідно законодавства, яке діяло раніше. І оцифрування тих документів, згідно законодавства, яке діяло раніше, спрямовано на наповнення реєстру необхідними даними для реалізації права особи на її пенсійне забезпечення. Ми це робимо для того, щоб зафіксувати наш стаж у нашій персональній обліковій картці в реєстрі застрахованих осіб загальнообов'язкового державного реєстру, щоб мати право на своє пенсійне забезпечення вчасно.
У Донецькій, Луганській області набагато важче оформити пенсію, ніж в Мелітополі, Олешках, Херсонській і Запорізькій області
Якщо оригінал трудової книжки залишився на окупованій території, але є фото і особа сама оцифрувала трудову, на сайті вже пораховано 34 роки стажу. Може таке трапитись, що буде відмовлено в пенсії, тому що оригіналу документів немає на руках?
Ні. Якщо трудова книжка оформлена правильно, якщо фотографії належної якості, то стаж по ній прекрасно зараховується. Немає вимоги принести оригінал. У нас багато звернень із окупованих територій. Якщо говоримо про Донецьку, Луганську область, там набагато важче оформити пенсію, ніж, наприклад, в Мелітополі, Олешках, Херсонській і Запорізькій області. Там якось легше. Ми рекомендуємо людям, у яких є там родичі, щоб пофотографували. Це взагалі знімає проблему. Пофотографували, подаємо, оформлюємо, Пенсійний фонд виносить позитивні рішення по таких справах, призначає пенсію, люди отримують. Але можуть бути в інших питаннях неточності чи непорозуміння. Але саме по стажу якщо трудова книжка оформлена нормально, відповідно до інструкції про порядок ведення має всі атрибути, записи чіткі, немає виправлень, затирань… Хоча можна ж якось лояльніше відноситись до оформлення трудових книжок, якщо ця людина не може надати підтверджуючу довідку із підприємства, якщо у неї в трудовій чи відсутня печатка, чи відсутній якийсь підпис або номер наказу, чи дата наказу не сходиться з датою прийняття або велика розбіжність – якісь такі нюанси, оскільки неможливо надати підтверджуючі інші документи. Днями було ухвалено Верховною Радою у другому читанні зміни до законодавства щодо зарахування стажу. Я сподіваюся, що це спростить процедуру для внутрішньо переміщених осіб.
Тетяна Ходіневич. Фото: facebook
З чого починати?
Заходите у розділ "Мої звернення". Натискаєте кнопочку "оновити", там з'являються ваші звернення. Воно буде або в роботі, або на контролі ЕТК, або інші статуси. Коли буде статус виконано, тоді все добре. Якщо ви зайшли у цей розділ і там немає вашого звернення, воно якось не зафіксувалося або неналежним чином було оформлено, то тоді можна подати, все повторно сформувати. Коли спеціаліст подивиться на трудову книжку і виявить недоліки, ми їх можемо виправити до оцифрування, щоб потім через три місяці не починати знову цю процедуру. Або, можливо, є якісь нюанси, наприклад чийсь підпис відсутній, який можна виправити до подання до Пенсійного фонду і таким чином зняти ці питання, які можуть виникати
Структурні підрозділи, які займаються оцифруванням, були створені у 2021 році з метою реалізації законопроєкту №1217. Ці структурні підрозділи не займаються призначенням пенсії, а лише машинальним введенням даних. Але коли дані доходять до спеціаліста з призначення і з'ясовується, що дата прийняття людини на роботу 16.02, а наказ 25.03… Тобто більше місяця різниця в наказі. І вже у Пенсійного фонду виникає питання: "Просимо надати уточнюючі довідки, оскільки дата наказу відрізняється від дати прийняття більш ніж місяць". На це не звернув увагу той спеціаліст, який вводив оцифрування. В нього задача, його посадові обов'язки – внести просто дані по полях в систему. А те, що цей стаж відповідно до інструкції внесено, чи не відповідно до інструкції… Зараз можуть більш детально розглядати ці спеціалісти при оцифровці й надавати відповідні рекомендації щодо інструкції. Бо було навіть таке, що людина оцифрувала документи, зайшла в свій електронний кабінет, там відображено стаж, наприклад, 41 рік. Вона оформлює пенсію, Пенсійний фонд пише відмову: "У вас немає права на пенсію, скільки у вас стажу тільки 25 років". А 16 років стажу не зараховано, оскільки трудова книжка виписана на ім'я "Наталія", а ви "Наталя" по паспорту. Можуть бути такі абсурдні неточності. Або у вашій трудовій книжці не вказано дату народження, а вказано тільки рік. Тому трудову книжку взяти до уваги неможливо з усіма її записами. І тоді людина отримує відмову. Оцифровані документи ще не означають, що цей стаж буде врахований в призначення пенсії. Якщо не вказано дату народження, а вказано тільки рік, то зміни на титульній сторінці трудової книжки має право вносити виключно роботодавець. Якщо роботодавця у людини немає, то в судовому порядку. Ми можемо звернутися до нашого роботодавця. Роботодавець вніс зміни, згідно паспорта вказана дата народження, на форзаці підпис, печатка, все добре. І людина собі подає повторно документи. Це може бути подано через веб-портал, вже сканує цю нову зі змінами трудову книжку і стаж зараховується, якщо немає інших недоліків. Якщо людина не працює, то потрібно тільки в судовому порядку. Але ми рекомендуємо все-таки знайти роботодавця, працевлаштуватися хоча б на кілька днів, щоб той роботодавець вніс записи і потім звільнитись. Це такі вже хитрощі наші з практики, тому що судовий процес може тривати більше року. І ми встановлюємо факт, що має юридичне значення – право належності, не право на пенсію. А за цей період пенсія втрачається. Тому можуть бути різні нюанси. Навіщо було втрачати час, якби особа звернулася до спеціаліста, яка відкрила трудову книжку і бачить, що там не те написано. Навіть самостійно можна перевірити свою трудову книжку. Можна взяти паспорт. Якщо російською мовою заповнено, то дивимося на нашу другу сторінку паспорта-книжечки. Звіряємо кожну літеру. Якщо літери всі в прізвищі, імені, по-батькові правильні, значить вже тут галочку поставили – це добре. Дата народження вказана. Підпис відповідальної особи за видачу, підпис власника трудової книжки, печатка організації. Якщо змінювалося прізвище людини, наприклад, це часто у жінок, то має бути відповідна позначка на форзаці трудової книжки, яка завірена підписом, печаткою уповноваженої особи роботодавця, а також зазначено підставу, на якій внесено ці зміни. Все це має бути дуже чітко. Якщо не хочуть вникати, то звертаються до нас, тому що ми з професійної своєї точки зору можемо надавати такі послуги.
Якщо ви звертаєтеся до сервісного центру Пенсійного фонду, ви отримали консультацію спеціаліста, я б вам рекомендувала також або зателефонувати на гарячу лінію Пенсійного фонду, або звернутися ще до іншого спеціаліста, до іншого сервісного центру чи приватного юриста на консультацію. Ви оплатите ту консультацію, але будете розуміти, що якщо всі однаково сказали, у вас точно достовірна інформація.
Пенсія – це відповідальність особи, не держави. Є чинне законодавство. Незнання законодавства не звільняє від відповідальності. Сьогодні інформації дуже багато відкрито в безкоштовному доступі. Потрібно аналізувати ситуацію.
